La digitalización está transformando varios sectores y áreas profesionales en todo el mundo, entre ellos las asesorías y despachos profesionales. Esta transformación abarca aspectos desde la implementación de CRM, ERP y análisis de datos hasta la automatización de procesos, permitiendo a las empresas optimizar su tiempo y dedicarlo al estudio de estrategias que les permita superar a la competencia. Pero existen muchas empresas que presentan problemas en esta transformación y adaptación.
Principales problemas en la digitalización
Haciendo un análisis de esta situación, en España, las grandes empresas no presentan gran problema a la hora de adaptarse a las nuevas herramientas digitales, sin embargo las pymes, en este caso las asesorías y despachos que son considerados microempresas presentan dos grandes desafíos a la hora de adaptarse a la digitalización:
- Escasez de recursos.
- No disponer de personal cualificado.
Dicho esto, para que una empresa se adapte de mejor manera a esos avances es clave y primordial que forme a los trabajadores en cuestión de uso de nuevas tecnologías y por otra parte, contratar personal cualificado que permita a la organización adaptarse al desarrollo digital, y superar a su competencia.
Las asesorías y despachos enfrentan otras problemáticas en sus procesos de digitalización, tales como: la sobrecarga de trabajo, falta de tiempo, falta de recursos digitales y presentar procesos fragmentados.
Se trata de un conjunto de problemáticas que al estar enlazadas unas con otras hacen que el procedimiento de digitalización sea difícil.
Por ejemplo, que exista una sobrecarga de trabajo da como resultado que haya una falta de tiempo para realizar todas las actividades diarias, por otro lado al tratarse de tareas que no están automatizadas el trabajo se vuelve más pesado. Un problema que se presenta comúnmente en despachos y asesorías es que muchas de estas empresas tienen sistemas heredados, y cada sistema atiende a una tarea o actividad diferente y son difíciles de enlazar, por no decir imposibles, estos procesos fragmentados dan lugar a una pérdida de datos, errores humanos y a su vez pérdida de tiempo, y se vuelve a repetir el ciclo.
Tener los procesos fragmentados en diferentes sistemas es uno de los principales problemas que enfrentan las asesorías y los despachos profesionales en el proceso de digitalización.
Los peligros de la nube en asesorías y despachos
En los últimos años el uso de la nube ha sido cada vez mayor ya que es una herramienta que permite almacenar, gestionar y acceder a datos desde cualquier lugar que disponga de internet, y es verdad que este servicio ofrece múltiples beneficios pero es importante considerar los riesgos que conlleva:
- Seguridad de Datos: Cada vez son más los ciberataques en la red y la nube es su principal atractivo para los hackers, tener documentos importantes en la nube supone la exposición de datos de carácter sensible, a eso se suma los ataques de malware.
- Privacidad: Existe riesgo de que personas sin autorización accedan a tus datos si no se configura la privacidad de manera adecuada.
- Dependencia del proveedor: Cuando el proveedor cambia los términos de servicio, los usuarios pueden verse afectados por cambios de precio, de condiciones y políticas de almacenamiento.
- Pérdida de control: Lo datos almacenados en la nube pueden ser recopilados en diferentes zonas geográficas lo que da lugar a inconvenientes en la gestión y control de datos.
- Problemas de integridad y disponibilidad de datos: Existe la posibilidad que los documentos importantes se eliminen accidentalmente, se dupliquen o sobrescriban
- Fuga de información: Colaborar y compartir documentos con terceros puede dar lugar a una exposición no intencional de datos
- Costo: Al principio no es alto, pero con el tiempo y al requerir más espacio de almacenamiento los costes se van incrementando.
Muchas empresas Españolas utilizan drive para almacenar los archivos y documentos que se generan de su actividad, drive es un servicio de almacenamiento brindado por Google, pero que presenta exactamente los mismos problemas que la nube.
Gestores documentales, una alternativa segura
Una alternativa segura que contrarresta todos los peligros que conlleva almacenar y guardar documentos en la nube son los software o aplicaciones de gestión de documentos, que presentan los siguientes beneficios:
- Accesibilidad y Convivencia
- Organización y Eficiencia
- Seguridad y control
- Colaboración Mejorada
- Ahorro de espacio y Reducción de costo
- Mejora de la productividad
Aquí te recomendamos una de las mejores aplicaciones que puedes utilizar para realizar una gestión documental fácil, segura y organizada.
Se trata de Intelit, una aplicación de gestión documental, desarrollada por Intuye, especialistas en transformación digital para empresas.
Con esta aplicación gestionarás de forma más eficaz y segura la documentación de tu empresa. Con su implementación podrás crear, editar, revisar, distribuir y eliminar los documentos o archivos de tu negocio de manera más eficiente, optimizando y automatizando tus flujos de trabajo.
