En un mundo en donde la agilidad y la eficiencia son clave para el éxito de una empresa, entender y dominar la metodología Scrum se ha convertido en una habilidad esencial para cualquier tipo de equipo. Pero, ¿Qué es exactamente Scrum y cómo puede transformar la forma en que trabajas? En esta entrada desglosaremos esta poderosa herramienta de gestión de proyectos, guiándote a través de fases clave para implementarla con éxito.
Si buscas optimizar proceso, fomentar la colaboración y entregar resultados de alta calidad en tiempo récord, sigue leyendo para descubrir cómo Scrum puede ser el catalizador que tu equipo necesita.
¿Qué es Scrum?
El Scrum es un marco o guía de trabajo para el desarrollo y mantenimiento de productos complejos o sencillos, dicho de otra manera es un método de gestión de proyectos de diferente nivel de complejidad.
Es una de las metodologías ágiles más populares y usadas en proyectos software, aunque una de sus ventajas es la adaptabilidad, lo que la hace ideal para trabajar en diferentes contextos.
Si quieres conocer más sobre: ¿Qué es Scrum?
¿Cómo funciona Scrum?
La metodología Scrum se lleva a cabo para realizar proyectos de forma colaborativa, es decir, para fomentar el trabajo en equipo, con el fin de conseguir mejores resultados el proyectos determinados.
Es importante saber que el TEAM SCRUM se compone de tres roles principales los cuales llevaran a cabo tareas específicas:
- Product Owner: Es la persona que representa al cliente dentro del equipo de trabajo, su principal responsabilidad es expresar claramente la necesidad del cliente dentro del Product Backlog. El Product Owner se va a encargar de levantar toda la información y conocer de primera mano todas las necesidades del cliente, y luego esta persona transmite toda esta información tanto al Scrum Master como al Team Developer para que entre todos puedan construir una solución a la necesidad.
- SCRUM MASTER: Es un moderador, se puede decir que es el líder del Development Team, no da ordenes, pero se encarga de asegurar que el Scrum es entendido y realizado al asegurarse de que el equipo trabaja ajustándose a la teoría, prácticas y reglas de Scrum.
- Development Team: Son todas las personas altamente cualificadas y capacitadas para dar solución construir la necesidad que el cliente solicita, son un equipo autogestionado y organizado, todas las personas que componen este equipo son desarrolladores , pero pueden existir diferentes funciones dentro de este quipo (desarrolladores, tester, analistas, etc.)
¿Por qué utilizar Scrum?
Utilizar la metodología Scrum aporta múltiples beneficios por lo que se ha convertido en una de las practicas más populares en la gestión de proyectos:
- Flexibilidad y Adaptabilidad: Permite a los equipos responder de manera rápida a los cambios de los requisitos de proyectos lo que es muy importante para entornos dinámicos, gracias al Scrum se pueden realizar revisiones continuas y ajustes en el producto, de esta manera el equipo se asegura de que el proyecto se mantenga alineado a las necesidades del cliente.
- Mejora en la Productividad: Al dividir el trabajo en Sprints cortos y enfocados, se puede mantener al equipo concentrado y motivado, esto reduce el estrés, aumenta la eficiencia y permite entregar avances del producto de alto valor.
- Transparencia y colaboración: Con reuniones diarias (Daily Stand-ups9 y revisiones periódicas, Scrum promueve la comunicación constante y abierta entre los diferentes roles del Scrum y el cliente, lo cual hace que mejore la coordinación y ayuda a que todo e equipo en conjunto esté alineado a los objetivos del proyecto.
- Calidad del Producto: Una de las finalidades del Scrum es realizar revisiones y pruebas continuas durante cada sprint, lo cual ayuda a detectar errores, corregirlos rápidamente y continuar a las siguientes etapas, de esta manera se garantiza un producto final de mayor calidad.
- Fomento de la innovación: Al promover la autoorganización y la autonomía dentro del equipo, Scrum facilita la creatividad y la innovación. Lo equipos son incentivados a encontrar las mejores soluciones posibles a los problemas, lo que da lugar a productos más innovadores y efectivos.
¿Cuándo aplicar la metodología Scrum?
Ahora que ya conoces en qué consiste, quienes forman parte del equipo y que beneficios trae la metodología Scrum, es necesario saber cuando deber aplicar esta metodología, pues bien, te contamos:
El Scrum es una metodología de gestión de proyectos ideal para la obtención de resultados a corto plazo y aquellos proyectos en donde existan situaciones de incertidumbre, falta de designación de tareas o tareas poco definidas.
Con esta metodología también se resuelven aquellas partes del proyecto que no se está entregando a tiempo a un determinado cliente, o estas tareas están demandando más tiempo del necesario o la calidad de los resultado es baja.
Además, nos ayuda a reaccionar y mejorar frente a los competidores directos, cuando el estado de ánimo del equipo de trabajo es bajo o la rotación de plantilla es muy frecuente.
¿Cómo implementar la tecnología Scrum?
El ciclo de vida del Scrum es muy fácil de entender. Se inicia con la interacción entre el cliente , involucrado o interesado en un proyecto de desarrollo y el Product Owner. A continuación te explicamos fase por fase como es el ciclo del scrum y que desencadena cada una de ellas:
Fases para aplicar Scrum:
1º FASE. Planificación: Product Backlog
Empezando, el Product Owner va a definir un documento que tiene la lista completa de los requerimientos, funcionalidades y necesidades del cliente este documento se denomina Product BackLog o pila del producto y va a plasmar todas la necesidades, ideas.
En esta fase se establecen las tareas prioritarias y se obtiene la información detallada sobre el proyecto que se va a desarrollar. El Product Bcklog es necesario para poder arrancar con el primer sprint, en el que se puede cambiar y crecer tantas veces como sea necesario en función de los aprendizajes adquiridos en el desarrollo del producto.
Es muy importante que el Product Owner trabaje estrechamente con el resto del equipo de desarrollo para asegurar que el Product Backlog refleje las necesidades y expectativas del cliente. Como ya mencionamos anteriormente debe establecerse una comunicación continua y un entendimiento compartido para lograr los objetivos del proyecto.
2º FASE. Ejecución: Sprint Planning Meeting
Una vez realizado el Product Backlog, el Scrum Master transmite este documento al equipo de desarrollo (Scrum Team). En esta fase se va a planear como se va a dar solución a una primera fase de ese producto final.
Como resultado de la fase: Sprint Planning Meeting se va a obtener una lista de funcionalidades llamada Sprint Backlog, básicamente consiste en una serie de requisitos que se van a llevar a cabo en un periodo entre 1 a 4 semanas a este tiempo se le denomina sprint, término que hemos mencionado mucho en esta entrada.
El sprint es el corazón del Scrum que se refiere al proceso de desarrollo y construcción de las necesidades del proyecto pero divididas en módulos funcionales que se realizarán entre 1 a 4 semanas dependiendo de la complejidad de las funcionalidades definidas en el sprint Backlog.
En el sprint intervienen el Scrum Master y Development Team, el Scrum Master actuará como modelador y se encargará que hacer entender a la perfección las necesidades del cliente al Development Team, y así mismo, brindando ayuda y soporte
3º FASE. Control y monitorización: Daily Scrum y Burn Down Chart
Unas de las actividades más representativas del Scrum son la Daily Scrum, estas reuniones tienen como objetivo hacer seguimiento diariamente a todos los procesos que se tengan dentro del sprint. En estas reuniones se hacen preguntas muy puntuales: ¿Qué se hizo ayer?, ¿Qué se hará hoy?, ¿Qué se hará mañana?, y ¿Qué problemas o inconvenientes se encontró?
En resumen en una Daily el equipo sincroniza actividades y reporta progresos y obstáculos. Es muy importante realizarlas porque de esta manera se identifican problemas rápidamente y adapta el equipo según sea necesario, estas reuniones por lo general son cortas, no duran más de 15 minutos ya que sirven para tener un contexto global de lo que se está haciendo
En este punto entra en juego el Burn Down Chart, un tablero o herramienta visual para rastrear la cantidad de trabajo que se tiene versus el tiempo, se trata de un tablero tipo kanban
4º FASE. Revisión y Adaptación: Sprint Review y Retrospective
El éxito del sprint depende del todo el quipo de desarrollo, lo que se busca es que todas las personas puedan tener asignaciones de las cuales sean responsables, al finalizar el sprint se hace una nueva reunión que se llama reunión que se llama Sprint Review en la cual están involucrados tanto el Scrum Master, el Product Owner y el equipo de desarrollo, para verificar el cumplimiento de las metas que se habían establecido y así garantizar la entrega del producto al cliente final.
Finalmente, se hace una reunión la cual se denomina Sprint Retrospective en esta lo que se pretende es analizar los resultados obtenido del sprint anterior para poder encontrar alguna problemática, falencias en el proceso o mejoras que puedan aplicar al siguiente sprint, y vuelve a empezar el ciclo, es decir al terminar un sprint volvemos a iniciar otro tomando las siguientes funcionalidades del Product Backlog.
La idea es que al finalizar cada sprint, se le pueda entregar al cliente un producto funcional, para que este pueda interactuar e ir viendo el avance del proyecto, hasta que al finalizar todos los sprint tengamos el producto totalmente finalizado.
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